Vorlagen, Beispiele und Muster für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch (Krankheit, Feiertag, Geschäftsreise, Kündigung)

Es gibt Momente im Berufsleben, in denen wir nicht persönlich im Büro anwesend sind, sei es aufgrund von Krankheit, eines Feiertags, einer wichtigen Geschäftsreise oder auch nach einer Kündigung. In solchen Situationen ist es entscheidend, eine informative und professionelle Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen. Diese Out-of-Office Nachrichten dienen dazu, unsere Abwesenheit angemessen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und Kunden oder Geschäftspartner wissen, an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können.

Und wer international tätig ist, wird diese auch auf Englisch benötigen. In diesem Beitrag findest du Vorlagen, Beispiele und Muster für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch im Fall von Krankheit, Feiertag, Geschäftsreise oder nach Kündigung.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns damit, wie du informative und sachliche Abwesenheitsnotizen auf Englisch für verschiedene Szenarien verfassen kannst: Von einer Benachrichtigung über Krankheit oder Feiertag bis hin zur Mitteilung deiner Verfügbarkeit während einer Geschäftsreise und sachlichen Kommunikation deiner Kündigung. Anhand verschiedener Vorlagen, Beispiele und Muster werde ich dir die nötigen Werkzeuge an die Hand geben, um deine Abwesenheit professionell und effizient zu kommunizieren.

So stellst du sicher, dass der Arbeitsfluss reibungslos weiterläuft und alle Kollegen und Geschäftspartner gut informiert sind: Abwesenheitsnotizen auf Englisch - Vorlagen, Muster und Beispiele bei Krankheit, Feiertag, Geschäftsreise oder Kündigung.

Zunächst ein ganz allgemeines Muster, wie man eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch formulieren kann, ohne einen besonderen Anlass zu nennen.

• Dear Sir or Madam,
  Thank you for your email. I am currently out of the office until (date). Your email will not be forwarded. If your message is urgent, please contact (name) at (email address).
  Kind regards,
  Sehr geehrte Damen und Herren,
  danke für Ihre E-Mail. Ich bin bis (Datum) nicht im Büro. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Wenn Ihre Nachricht dringend ist, kontaktieren Sie bitte (Name) unter (E-Mail Adresse).
  Mit freundlichen Grüßen,

Kommen wir nun zu den konkreteren Vorlagen, die du je nach Situation für dich verwenden und an deine Anforderungen anpassen kannst.

Vorlage für Abwesenheit wegen Krankheit: Auch wenn wir wegen Krankheit nicht anwesend sind, sollten wir eine Abwesenheitsnotiz aktivieren. Diese könnte auf Englisch so lauten:

• Dear Sir or Madam,
  I hope this message finds you well. I regret to inform you that I am currently out of the office due to illness. I will not be able to respond to emails until [anticipated date of return].
  During my absence, please contact [alternative name] at [alternative email] or [alternative phone number] for any urgent matters that require immediate attention.
  I apologise for any inconvenience this may cause, and I appreciate your understanding. I will attend to your email as soon as I am back and able to do so.
  Thank you for your understanding.
  Best regards,

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Es tut mir leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich momentan aufgrund einer Krankheit nicht im Büro bin. Ich werde voraussichtlich bis (erwartetes Rückkehrdatum) nicht auf E-Mails antworten können.

Während meiner Abwesenheit können Sie sich bei dringenden Angelegenheiten, die umgehend Aufmerksamkeit erfordern, an [alternativer Name] unter [alternative E-Mail] oder [alternative Telefonnummer] wenden.

Ich entschuldige mich für eventuelle Unannehmlichkeiten, die dies verursachen könnte, und danke Ihnen für Ihr Verständnis. Ich werde mich umgehend um Ihre E-Mail kümmern, sobald ich zurück bin und dazu in der Lage bin.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,

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Der nächste Fall: Was schreibt man in seine Out-of-Office Reply, wenn man wegen eines Feiertags nicht im Büro ist?

Hier ein Muster für eine englische Abwesenheitsnotiz, wenn du aufgrund eines Feiertags nicht im Büro bist:

• Dear Sir or Madam,
  I hope this message finds you well. I am out of the office due to a public holiday on [date of the public holiday]. During this time, I will not be available to respond to emails.
  I will reply to your email promptly upon my return to the office on [date of your return].
  Thank you for your understanding.
  Best regards,

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Sehen wir uns nun an, wie man eine automatische E-Mail Antwort formuliert, wenn man wegen einer Geschäftsreise nur eingeschränkt erreichbar ist.

So kannst du deine Abwesenheit auf Englisch kommunizieren, wenn du auf Geschäftsreise bist. Falls du nur ab und zu Zugriff auf deine E-Mails hast, ist es sinnvoll, diese Information ebenfalls mitzuteilen.

• Dear Sir or Madam,
  Thank you for your email. I am currently out of the office on a business trip and will not be available until [date of return]. During this time, my access to email will be limited.
  If you require immediate assistance, please reach out to [alternative name] at [alternative email] or [alternative phone number]. They / He / She will be able to assist you in my absence.
  For all other inquiries, I will respond to your email as soon as I am back in the office.
  Thank you for your understanding and patience.
  Best regards,

Wenn du deinen Job verlässt, weil du gekündigt hast, ist es ebenfalls sehr wichtig, deinen Kunden oder Geschäftspartnern mitzuteilen, dass du nicht verfügbar bist, wie es weitergeht und an wen sie sich wenden können. So könnte deine englische Abwesenheitsnotiz nach Kündigung lauten:

• Dear Sir or Madam,
  I hope this message finds you well. I am no longer with [company name] as of [last working day]. I appreciate the opportunity to have worked with you during my time here.
  Please be advised that I will not be able to respond to emails or perform any work-related duties moving forward. For any inquiries or assistance, kindly direct your communication to [alternative name] at [alternative email] or [alternative phone number].
  Thank you for your understanding and support throughout my employment at [company name]. I wish you all the best and hope our paths may cross again in the future.
  Best regards,

Was schreibt man in eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch?
Diese Angaben sollte in einer Abwesenheitsnotiz auf Englisch enthalten sein: Beginne mit einer höflichen Anrede, wie man das auch in einer E-Mail tun würde. Gib die genauen Daten der Abwesenheit an, einschließlich des Datums, an dem du zurückkehren wirst. Teile mit, ob du während dieser Zeit begrenzten oder vielleicht sogar keinen Zugriff auf deine E-Mails hast.

Biete Informationen darüber, wie mit dringenden Angelegenheiten umzugehen ist. Erwähne, wer während der Abwesenheit kontaktiert werden kann und wie diese Person erreichbar ist. Versichere dem Absender, dass du so bald wie möglich auf alle E-Mails antworten wirst, sobald du zurück bist. Je nach Bedarf kannst du außerdem zusätzliche Informationen hinzufügen, wie zum Beispiel den Grund für deine Abwesenheit oder spezifische Anweisungen für bestimmte Anfragen.

Wie sollte eine solche Out-Of-Office Nachricht aussehen?
Hier ein Beispiel, wie eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch aussehen sollte:

Dear Sir or Madam,

Thank you for your message. I am currently out of the office and will not be available until [date of your return]. During this time, I will have limited access to email.

If your matter is urgent and requires immediate attention, please contact [alternative contact person's name] at [alternative email] or [alternative phone number].

For all other inquiries, I will respond to your email as soon as possible upon my return.

Thank you for your understanding.

Best regards,

[Your Name]

[Your Job Title]

[Your Contact Information]

Du hast jetzt einen umfassenden Überblick darüber, wie du eine informative und professionelle Abwesenheitsnotiz auf Englisch für verschiedene Situationen verfassen kannst. Ob es darum geht, während einer Krankheit deine Abwesenheit zu kommunizieren, einen Feiertag anzukündigen, über eine Geschäftsreise zu informieren oder deine Kündigung angemessen zu kommunizieren – die richtigen englischen Formulierungen und passenden Vokabeln können einen deutlichen Unterschied machen.

Wenn du klare Informationen und angemessene Anweisungen gibst, kannst du sicherstellen, dass deine Abwesenheitsnotiz ihren Zweck erfüllt: Wichtige Informationen werden trotzdem weitergeleitet, die Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern wird aufrechterhalten und eventuelle Unannehmlichkeiten für Kollegen und Geschäftspartner werden minimiert.

Denke daran, die allgemeinen Vorlagen, Muster und Beispiele aus diesem Beitrag an deine persönliche Situation anzupassen, um deinen Anforderungen gerecht zu werden. Ersetze die Platzhalter mit den tatsächlichen Daten und ergänze weitere Details, falls notwendig.