Eine Auftragsbestätigung auf Englisch schreiben: Vorlagen und Muster für Bestellbestätigungen

Wer in einem internationalen Unternehmen als Sachbearbeiter arbeitet, muss wahrscheinlich hin und wieder eine Auftragsbestätigung auf Englisch verfassen - zumindest, wer im Vertrieb arbeitet, wird daran nicht vorbeikommen.

In diesem Beitrag lernst du nützliche Formulierungen, Phrasen und Vokabeln für englische Auftragsbestätigungen. Am Ende des Beitrags findest du mehrere Vorlagen und Muster.

Hilfreiche Ausdrücke und Formulierungen für eine Auftragsbestätigung auf Englisch, Vorlagen und Muster sowie Informationen, was eine solche Bestellbestätigung alles enthalten sollte. Ich nenne dir die gängigsten Formulierungen und wichtigen Wortschatz, damit du in Zukunft jede order confirmation korrekt schreiben kannst.

Sehen wir uns aber zunächst an, warum man eine solche Bestätigung überhaupt benötigt.

Warum sind Auftragsbestätigungen auf Englisch überhaupt notwendig? Nun ja, zwingend notwendig sind sie nicht. Aber der Kunde erwartet, eine Bestätigung zu erhalten, wenn er eine Bestellung geschickt hat. Es geht dabei um mehrere Sachverhalte:

• Ist die Bestellung tatstächlich angekommen?
• Wurde sie bearbeitet?
• Stimmen die Konditionen?
• Und wann kann mit der Lieferung gerechnet werden?

Die meisten Bestellungen werden heutzutage wohl per E-Mail geschickt. Jedenfalls kenne ich das so aus den Unternehmen, in denen ich gearbeitet habe. Und wenn man als Auftraggeber keine Rückmeldung bekommt, ist man sich unsicher, ob alles geklappt hat, oder? Man erwartet einfach, dass man eine offizielle Bestätigung bekommt.

Zudem möchte ich als Kunde wissen, ob alle Daten und Wünsche korrekt übernommen worden sind. Auch dass sollte in der Bestellbestätigung aufgeführt werden.

Außerdem ist es eine gute Möglichkeit, sich beim Kunden für den Auftrag zu bedanken. Und ein "Danke" hat schließlich noch nie geschadet.

Wann sollte man eine Auftragsbestätigung auf Englisch schreiben? Kurz gesagt eigentlich immer, wenn du einen Auftrag erhalten hast.

Ganz besonders wichtig ist es aber, wenn du selbst einen Nachweis möchtest. Also zum Beispiel, wenn die Bestellung telefonisch erfolgt ist. Auch um Klarheit über die Preise zu schaffen, besonders, wenn die Preise zum Beispiel von der Menge abhängen, sollte man immer eine Bestätigung senden.

Im Folgenden nun einige nützliche Phrasen.

Kommen wir zu den eigentlichen Formulierungen, die du benötigst, wenn du Auftragsbestätigungen auf Englisch schreiben musst. Welche Informationen sollten überhaupt enthalten sein - und wie heißen diese?

Ich empfehle dir, bei den Standardformulierungen zu bleiben. Schreibe möglichst einfach und vermeide unnötig komplizierte Satzkonstruktionen. Versuche, dich in der Fremdsprache möglichst beeindruckend zu äußern, bergen zu viele Fehlerquellen. Da wirkt es auf jeden Fall professioneller, sich zwar einfach, dafür aber richtig auszudrücken.

Lies auch diesen Beitrag mit vielen Tipps und Wortschatz: Business Englisch lernen.

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Schauen wir uns nun an, was Bestellbestätigungen alles enthalten sollten: Vorlagen und Mustertexte.

Zunächst ein bisschen Wortschatz:

Eine Auftragsbestätigung auf Englisch sollte alle Angaben zur Bestellung enthalten:

Artikel / Produkt, Bestellmenge, Bestellnummer, Preis, Zahlungsbedingungen, Lieferadresse, Lieferzeit, Kontaktdaten (des Ansprechpartners).

Auf Englisch:

• Item / product
• quantity
• (purchase) order number
• price
• terms of payment
• delivery address / shipping address
• delivery time
• contact details.

Kommen wir nun zu den eigentlichen Phrasen:

Wenn man den Eingang einer Bestellung bestätigen möchte, kann man sich so ausdrücken:

• Thank you for your order number 1234. We will let you know the delivery date as soon as possible. Please find below a summary of your order.
  Vielen Dank für Ihre Bestellung 1234. Wir werden Sie über den Liefertermin so bald wie möglich informieren. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung Ihrer Bestellung.
• Thank you for your order number 1234. Please find attached our order confirmation.
  Vielen Dank für Ihre Bestellung 1234. Im Anhang finden Sie Ihre Auftragsbestätigung.
  In diesem Fall wird die Auftragsbestätigung auf einem separaten Dokument geschrieben, was den Vorteil hat, dass man eine Vorlage nutzen kann, die nur an die jeweilige Bestellung angepasst werden muss. Das ist vor allem bei Auftragsbestätigungen auf Englisch ein Vorteil.

Für weitere Informationen kann man so etwas sagen:

• We are happy to confirm that we have received your order number 1234. We will send you a notification email once your order is ready for shipment.
  Gerne bestätigen wir, dass wir Ihre Bestellung 1234 erhalten haben. Wir werden Ihnen eine E-Mail Benachrichtigung senden, sobald Ihre Bestellung versandbereit ist.
• Thank you for your order. You can check the order status on our website www.xxx.de.
  Vielen Dank für Ihre Bestellung. Sie können den Bestell-Status auf unserer Website www.xxx.de nachsehen.

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Wenn die Dinge nicht nach Plan laufen oder eine Bestellung sogar abgesagt werden muss, kannst du dich so ausdrücken:

• We regret that we are unable to supply the goods you ordered.
  Wir bedauern, dass wir die bestellte Ware nicht liefern können.
• Unfortunately, it is not possible for us to process your order number 1234 within the requested delivery time.
  Leider ist es uns nicht möglich, Ihre Bestellung Nummer 1234 innerhalb der geforderten Liederzeit zu bearbeiten.
• The item you ordered is out of stock.
  Der Artikel, den Sie bestellt haben, ist nicht auf Lager.
• The item you ordered has been discontinued.
  Der Artikel, den Sie bestellt haben, wird nicht mehr produziert (die Produktion wurde eingestellt).
• Since your last order, our prices have changed. Please find attached the new price list.
  Seit Ihrer letzten Bestellung haben sich die Preise geändert. Anbei die neue Preisliste.
• We could substitute item XY for item ABC.
  Wir könnten Artikel XY durch Artikel ABC ersetzen.
• Please let us know, how to proceed.
  Bitte lassen Sie uns wissen, wie wir fortfahren / weiter vorgehen sollen.

Am Ende der Auftragsbestätigung auf Englisch ist es üblich, auszudrücken, dass man natürlich für Fragen zur Verfügung steht:

• Should you have any questions, please feel free to contact us.
  Sollten Sie irgendwelche Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne.

Das waren jetzt die wichtigsten Phrasen und Wörter, die du für diese Art von Bestätigungen benötigst. Damit solltest du eigentlich alles Notwendige ausdrücken können.

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Im Folgenden ein paar Muster und Vorlagen für englische Auftragsbestätigungen. Diese kannst du gern als Grundlage verwenden und an deine eigenen Bedürfnisse anpassen.

Dear [Name],

Thank you for your order number ... We confirm that we have received your order and will begin working on it as soon as possible.

Summary of your order:

Product: [Product]

Quantity: [Quantity]

Price per unit: [Price]

Total amount: [Total amount]

Billing address: [Billing address]

Shipping address: [Shipping address]

We are delighted to have you as a customer and look forward to providing you with quality services.

If you have any questions or concerns about your order, please feel free to contact us.

Kind regards,

[Name + Firma]

--------

Dear [Name],

We are happy to confirm that we have received your order number ... Please find attached the order confirmation stating the details of the order.

We will process your order as soon as possible and inform you, as soon as we have a delivery date for you.

Best regards,

[Name + Firma]

--------

Dear [Name],

Thank you for your order number ... We are pleased to confirm your purchase.

The details of your order are as follows:

Order Number: [Order Number]

Product(s): [Products]

Quantity: [Quantity]

Total Amount: [Total Amount]

Our estimated delivery time for your order is [Estimated Delivery Time]. Please note that this is only an approximate time and the actual delivery date may vary.

Once again, thank you for your order.

Kind regards,

[Name + Firma]

--------

Hello [Name],

We are happy to confirm that we have received your order number ... Please find attached the order summary.

Once your order ships, we will send you an email notifying you of the tracking number.

If you have any questions, please let us know. We are happy to help.

Best regards,

[Name + Firma]

--------

Hello [Name],

We are pleased to receive your order dated [Date].

Order summary:

Item: [Item]

Quantity: [Quantity]

Price per unit: [Price]

Total amount: [Total amount]

Billing address: [Billing address]

We will inform you as soons as the package is ready for collection. In the meantime you can also check the order status online on www.blabla.com.

Should you have any questions, please feel free to contact us.

Kind regards,

[Name + Firma]

--------

Betreffzeile

Hier noch ein paar Ideen für die Betreffzeile:

Oder confirmation

Thank you for your order.

Your order number 1234

Your order is confirmed.

Your order number 1234 has been received.

Auftragsbestätigungen sind ein wichtiger Bestandteil der Auftragsabwicklung, auch im Englischen. Sie ist zwar rechtlich nicht zwingend erforderlich, hat aber dennoch viele Vorteile. Eine professionelle order confirmation gibt dem Kunden Sicherheit, dass die Bestellung angekommen ist und sich darum gekümmert wird. Nun weiß er, dass jemand die Bestellung bearbeitet - und sie nicht in einem überfüllten E-Mail-Postfach untergegangen ist. Es ist auch eine gute Gelegenheit, sich beim Kunden für den Auftrag zu bedanken und die Details des Auftrags zu bestätigen. Falls jemandem ein Fehler unterlaufen sein sollte, kann man diesen zu diesem frühen Zeitpunkt meist noch korrigieren.

Natürlich kann es auch vorkommen, dass der Auftrag nicht so ausgeführt werden kann, wie der Kunde es wünscht. Auch in so einem Fall ist eine Auftragsbestätigung hilfreich.

Es gibt viele typische englische Phrasen und Formulierungen, die in solchen Auftragsbestätigungen verwendet werden. Wenn man diese nicht kennt, klingt die E-Mail schnell holprig oder zumindest ungewöhnlich. Es handelt sich schlichtweg um gebräuchliche Wendungen, die man als Nicht-Muttersprachler meistens nicht kennt - es sei denn, man hat in der Ausbildung oder an der Uni ein entsprechendes Business Englisch gelernt.

Häufig ist es aber tatsächlich so, dass man zwar in der Schule Englisch gelernt hat und vielleicht sogar ein ganz gutes Sprachniveau hat, diese speziellen Ausdrücke aus dem Business kennt man aber leider trotzdem nicht. Für diesen Fall habe ich dir in diesem Beitrag die wichtigsten Redewendungen zusammengefasst, damit du in Zukunft professionelle englische Auftragsbestätigungen schreiben kannst. Am Ende des Beitrags gibt es einige Vorlagen und Muster, die du an deine Zwecke anpassen kannst.