Eine Business E-Mail auf Englisch schreiben: Beispiele, Muster, Phrasen

Eine Business E-Mail auf Englisch zu schreiben, erfordert einige Kenntnisse. Reiner Wortschatz reicht hier in der Regel nicht aus, es geht auch um gesellschaftliche Konventionen. Wie spricht man jemanden richtig an? Wie leitet man die Business E-Mail ein? Wie entschuldigt man sich für etwas?

Heute lernst du wichtige Redewendungen für eine Business E-Mail auf Englisch mit zahlreichen nützlichen Formulierungen und Phrasen, sowie vielen Beispielsätzen.

So schreibt man eine Business E-Mail auf Englisch: Beispiele, Muster und nützliche Phrasen.

Souveränes Schreiben erfordert unterschiedliche - teilweise recht spezielle - Kenntnisse: Es gibt viele häufig genutzte Formulierungen, die man einfach kennen muss. Auch wenn man eigentlich recht gut Englisch spricht, kann das Verfassen einer geschäftlichen E-Mail eine Herausforderung sein.

Hier ein paar Tipps:

• Es gibt viele typische Formulierungen, um genau das auszudrücken, was du sagen möchtest.
• Verzichte dabei möglichst auf komplizierte Satzstrukturen und unnötig lange Sätze.
• Halte den lieber Text relativ einfach und verwende die üblichen, standardisierten Ausdrücke.

Eine weitere Herausforderung ist die Anrede. Weißt du, an wen du schreibst? Oder hast du nur eine allgemeine E-Mail-Adresse? Kennst du deinen Ansprechpartner, habt ihr euch schon einmal getroffen? Je nachdem unterscheidet sich die Anrede.

Als nächstes benötigst du eine passende Einleitung. Wie beginnt man mit dem eigentlichen Inhalt der Business E-Mail auf Englisch? Ich gebe dir in diesem Beitrag einige passende Möglichkeiten. Außerdem lernst du, wie du nach bestimmten Informationen fragen oder Nachrichten überbringen kannst.

Schließlich benötigst du am Schluss noch eine gute Formulierung für das Ende deiner Nachricht. Vergiss gegebenenfalls nicht, dich zu bedanken. Auch hierfür gibt es einige Standard-Floskeln, an die du dich halten solltest. Und natürlich wird auch in englischen Business E-Mails eine Grußformel ans Ende gesetzt.

Gehen wir nun auf die einzelnen Bestandteile im Detail ein. Als erstes der Betreff.

Was schreibt man im Betreff auf Englisch (also in der subject line)? Im Betreff sollte natürlich stehen, worum es geht. Gerade, wenn eine Nachricht weitergeleitet wird oder darauf geantwortet wird, steht da oft nur RE:RE:RE: Das ist natürlich nicht sehr hilfreich. Schreibe stattdessen kurz und knackig, worum es geht.

Hier ein paar Beispiele für den Betreff:

• Your email dated 10/02/2020
  Ihre E-Mail vom 10.02.2020
• Your order number 1234
  Ihre Bestellung Nummer 1234
• Our phone conversation yesterday
  Unser gestriges Telefongespräch

Nach dem Betreff kommt die Anrede. In englischen Business E-Mails wird meistens recht informell miteinander geredet. Normalerweise spricht man sich mit dem Vornamen an, auch wenn man sich nicht persönlich kennt. Ausnahmen: Zum Beispiel in offiziellen Nachrichten an Behörden.

• Wenn man keinen konkreten Ansprechpartner hat, sagt man „To whom it may concern“ oder „Dear Sir / Madam“.
• In der Regel aber wird man wissen, an wen die Nachricht geht - dann reicht ein einfaches „Dear“ plus Vorname.
• Wenn du sicher gehen möchtest, nicht zu informell aufzutreten, schreibe "Dear Mr ..." bzw. "Dear Ms ...".

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Nun kommt der Hauptteil, also der eigentliche Text.

Was kann man als Einleitung in einer englischen Business E-Mail schreiben? Hier ein paar nützliche Phrasen für die Einleitung:

• Thank you for your enquiry regarding…
  Vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich...
• Thank you for contacting us.
  Danke, dass Sie uns kontaktiert haben.
• I’m writing in relation to your email dated 02/03/2020.
  Ich schreibe bezüglich Ihrer E-Mail vom 02.03.2020.
  Lies hier nach, wie man das Datum auf Englisch schreibt.
  
• Thank you for your prompt reply.
  Danke für Ihre schnelle Antwort.

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Bezug auf ein Gespräch

Wenn man sich mit seiner Nachricht auf ein früheres Gespräch bezieht, kann man sagen:

• As discussed, I‘m…
  Wie besprochen ... ich ...
• As promised, …
  Wie versprochen ...
• To follow up on our meeting last Wednesday…
  Im Nachgang zu unserem Treffen letzten Mittwoch...

Nach Informationen fragen, um etwas bitten

Wenn du in deiner Nachricht nach Informationen fragen oder um etwas bitten musst, sagst du so etwas:

• Would you be so kind as to… (sehr formell, vorsichtig)
  Wären Sie so freundlich und ...
• Would you please send me…
  Würden Sie mit bitte ... senden.
• I would appreciate, if you could inform me…
  Ich würde es zu schätzen wissen, wenn Sie mich informieren könnten...
• Please let me know…
  Bitte lassen Sie mich wissen...
• Would you mind…
  Würde es Ihnen etwas ausmachen...

Phrasen, mit denen man Informationen geben oder Bestätigungen senden kann

Wenn du in der Business E-Mail auf Englisch Informationen geben oder Bestätigungen senden musst, kannst du folgende Phrasen benutzen:

• Please find attached…
  Anbei / In der Anlage finden Sie...
• I’m pleased to inform you…
  Gerne teile ich Ihnen mit...
• I’m happy to confirm…
  Gerne teile ich Ihnen mit...

Beispiele, wie du negative Nachrichten überbringen kannst

Negative Nachrichten kannst du so formulieren:

• I / We regret to inform you that…
  Leider müssen wir / muss ich Sie informieren, dass...
• We are sorry to inform you…
  Es tun uns leid, Sie informieren zu müssen...
• Unfortunately, we are unable to…
  Leider können wir nicht...
• After careful consideration, we have decided not to... / we have decided against...
  Nach sorgfältiger Abwägung haben wir beschlossen, nicht zu... / uns dagegen entschieden...
  

Muster für Entschuldigungen

Falls du dich entschuldigen musst, helfen diese englischen Sätze, deine englische Business E-Mail richtig zu formulieren - Muster und Beispiele:

• I / We apologise for any inconvenience caused.
  Ich / Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
• I / We apologise for the delay.
  Ich / Wir entschuldigen uns für die Verspätung.
• Please accept my /our sincere apologies for…
  Bitte akzeptieren Sie meine / unsere Entschuldigung für...
• I / We regret…
  Ich / Wir bedauern...
• Please be assured that I / we have increased our efforts to…
  Bitte seien Sie versichert, dass ich / wir unsere Bemühungen verstärkt haben zu...

Was schreibt man als Schluss? Wie kann man eine englische Geschäfts-E-Mail beenden? Am Ende der Nachricht nun kommt der Schlusssatz auf Englisch. Das könnte so etwas sein wie „If you have any questions, feel free to contact us anytime.“ Oder ein simples „I look forward to hearing from you.“

Weitere nützliche Phrasen und Mustersätze:

• Please let me know, if you need any further information.
  Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
• Thank you in advance for…
  Vielen Dank bereits im Voraus für...
• I / We look forward to discussing this with you.
  Ich / Wir freuen uns darauf, das mit Ihnen zu besprechen.
• We will get back to you as soon as possible.
  Wir werden Ihnen so bald wie möglich Bescheid sagen.

Ganz am Schluss sollte man sich natürlich noch verabschieden. In Business E-Mails reicht normalerweise ein „Kind regards“ plus Vorname.

Mehr Infos über das Ende von E-Mails findest du hier: Englische E-Mails - das Ende

Hier findest du weitere Formulierungen für englische E-Mails: Korrespondenz auf Englisch

Passende Artikel:
Formulierungen und Vokabeln: Geschäftlich telefonieren auf Englisch.
So kannst du Termine vereinbaren und bestätigen auf Englisch.
Richtig und professionell formulieren: Angebote schreiben oder einholen.

Wenn du bereits etwas fortgeschrittener bist und die Basics gemeistert hast, werden dir die folgenden Phrasen und Beispiele helfen, schneller bessere Business E-Mails auf Englisch zu schreiben. Überlege nicht jedes Mal wieder aufs Neue, wie du dich vielleicht ausdrücken kannst. Im Internet zu suchen und Vokabeln und Formulierungen nachschlagen zu müssen, ist sehr Zeit raubend. Deshalb habe ich dir im Folgenden ein paar hilfreiche Wendungen zusammengestellt.

Einleitungen

Fangen wir mit Einleitungen an, die du als eine Art Eröffnungsspruch nutzen kannst. Hier ein paar Muster:

• I hope this email finds you well.
  Ja, ich weiß, das klingt sehr, sehr komisch. Aber glaube mir, diesen Satz habe ich sehr oft in englischen E-Mails von Muttersprachlern gelesen.
• I hope you are well.
• I hope you had a good weekend.
• Wenn du weißt, dass der andere gerade im Urlaub war oder ein paar Tage frei hatte, kannst du dich auch darauf beziehen:
  I hope you had a nice trip.
  I hope you enjoyed your break.

Grund angeben

Komme nun zum Grund, warum du schreibst. Das kann, wie oben beschrieben ein Gespräch sein oder eine Bestellung. Hier noch ein paar weitere Möglichkeiten, wie du dich ausdrücken kannst:

• I'm writing to you concerning (our meeting, our next event, your order...)
• I'm writing to ask you / to confirm / to check ...
• This email is just to let you know ...
• I'm writing to follow up on ...
• I just got your (order, email, request, offer...)
• Thanks for your (email, confirmation, invitation...)
• Thank you for getting back to me regarding...

Wenn du verspätet antwortest, kannst du dich so entschuldigen:

• Sorry for my late reply.
• Sorry it took me so long to reply to you / to get back to you.

Erklärungen, Nachfragen, Abklärungen

Wenn du etwas nicht verstanden hast oder dir nicht sicher bist, ob du alle Details richtig aufgenommen hast, kannst du so nachfragen:

• Could you please clarify...?
• Could you please explain...?
• To be able to process your (order, request), I need more information. Please let me know...
• I don't fully understand...
• I'm not sure if I understand.

Genehmigungen

Terminabsprachen, Bestätigungen oder Freigaben kannst du so einfordern:

• Please let me know if you agree.
• Please approve (the order, the offer, the agreement, the project).
• Is this ok with you?
• Can I go ahead (as discussed)?

Mit diesen unzähligen englischen Phrasen, Beispielen und Formulierungen wird es dir in Zunkunft bestimmt deutlich leichter fallen, eine professionelle Business E-Mail auf Englisch zu verfassen. Formuliere in Zukunft sicherer und abwechslungsreicher ohne dabei viel Zeit mit lästigem Nachschlagen zu verbringen. Setze dir gern ein Lesezeichen, um diesen Beitrag ganz einfach wieder zu finden. Noch mehr nützliche Redewendungen für geschäftliche Korrespondenz findest du auch in meinen Büchern.

Geschäftliche Kommunikation findet heutzutage überwiegend über E-Mails statt. Verschwende deine kostbare Zeit nicht damit, mühsam selbst Sätze zu konstruieren und Wortschatz nachzuschlagen. Verkompliziere deine Sätze nicht unnötig, schreibe lieber einfachere Sätze, dafür aber schneller, effizienter und verständlicher. Wenn du improvisierst, weil du nicht genau weißt, wie du dich in einer bestimmten Situation ausdrücken kannst, führt das häufig auch zu Fehlern. Nutze sattdessen die obigen Formulierungen, mit denen du gängige Themen sicher ausdrücken kannst.

Zudem werden an einem Arbeitstag unzählige englische Business E-Mails versendet, oft herrscht eine regelrechte Flut an Nachrichten, das Postfach quillt über. Auch aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich lieber etwas knapper - aber prägnant - auszudrücken, der andere wird dir dankbar sein.