Business Meetings: Besprechungen auf Englisch

Hier lernst du die wichtigsten Wörter für Business Meetings: Vokabeln, Phrasen und Formulierungen für Besprechungen auf Englisch.

Für Business Meetings benötigt man ganz speziellen Wortschatz: Was heißt zum Beispiel Tagesordnung auf Englisch? Wie sagt man, dass man etwas zustimmt oder eine andere Meinung hat? Was heißt zusammenfassen, schlussfolgern oder klarstellen auf Englisch?

Damit du in Zukunft problemlos an Besprechungen auf Englisch teilnehmen kannst, hier die wichtigsten Vokabeln und englischen Redewendungen für Meetings.

Wie gesagt ist der benötigte Wortschatz für Business Meetings recht speziell. Wer hat schon in der Schule gelernt, was "Protokoll führen" auf Englisch heißt?

Bei uns waren ein solcher Wortschatz und entsprechende Formulierungen jedenfalls kein Thema, wir mussten Shakespeare lesen. Warum das so war, frage ich mich bis heute. Der passende Wortschatz fürs spätere Berufs- und Geschäftsleben hätte mir deutlich mehr gebracht, als veraltetes Englisch. So musste ich diese Vokabeln später lernen, als eigentlich von mir erwartet wurde, das bereits zu können. Falls es dir auch so geht, hast du hier die richtige Website gefunden.

Im Folgenden lernst du die wichtigsten Formulierungen und Phrasen für Besprechungen auf Englisch - man will ja auch niemandem auf die Füße treten, nur weil man sich in der Fremdsprache ungeschickt ausgedrückt hat ;-) Vielleicht kommt es zu - kleinen - Diskussionen oder Meinungsverschiedenheiten über die Vorgehensweise oder vorgeschlagene Lösung für ein Problem. Dann solltest du gezielt und diplomatisch deine Meinung ausdrücken können oder zum Beispiel auch einen Gegenvorschlag machen können.

Wichtig ist, dass du dich auf Business Meetings gezielt vorbereitest. Neben den allgemeinen Aussagen und Redewendungen benötigst du während der Besprechung auf Englisch - je nach Thema - vielleicht auch einen Spezialwortschatz. Überlege dir vor dem Treffen, was vielleicht zur Sprache kommen könnte und schlage den entsprechenden Wortschatz nach.

Hier zunächst ein paar allgemeine Wörter:

• a meeting = eine Besprechung
• to schedule a meeting = einen Termin für eine Besprechung festlegen
• to attend a meeting = an einer Besprechung teilnehmen
• to postpone a meeting = eine Besprechung verschieben / aufschieben
• to start a meeting = eine Besprechung anfangen
• to end a meeting = eine Besprechung beenden
• the agenda = die Tagesordnung
• to take minutes = das Protokoll führen
• conference room / meeting room = Besprechungsraum
• appointment = Termin
• to have an appointment = einen Termin haben

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Das kannst du zu Beginn des Business Meetings sagen:

• Let’s get started. = Lasst uns anfangen.
• Let’s get down to business. = Lasst uns zum Geschätflichen übergehen.
• Thank you all for coming. = Danke, dass Sie gekommen sind.
• The purpose of today’s meeting is… = Das Ziel der heutigen Besprechung ist…
• On today's agenda is... = Auf der heutigen Tagesordnung steht…
• As you might know,… = Wie Sie vielleicht wissen,…
• We have a few important topics to cover today ... = Wir haben heute einige wichtige Themen zu besprechen ...
• to give a brief overview = einen kurzen Überblick geben
• (Name), would you take the minutes? = (Name), würdest du / würden Sie das Protokoll führen?

Nun sind wir beim eigentlichen Thema angekommen. Diese Sätze helfen bei Diskussionen und der Interaktion mit den anderen:

• Let’s start with some updates on... = Starten wir mit einigen Updates zu...
• As you can see from this example / chart... = Wie Sie anhand dieses Beispiels / Diagramms sehen können...
• We have the following options... = Wir haben die folgenden Möglichkeiten...
• May I suggest… = Darf ich vorschlagen…
• Do you have any questions? = Haben Sie noch Fragen?
• Does anyone have any other comments? = Hat noch jemand weitere Anmerkungen?
• I strongly believe that… = Ich bin überzeugt davon, dass…
• I feel the same way. = Ich denke genauso.
• I’m not sure. = Ich bin nicht sicher.
• to vote on something = über etwas abstimmen
• to agree to something = etwas zustimmen, akzeptieren
• to agree on something = übereinkommen, sich einig werden
• to disagree = nicht zustimmen
• to discuss a matter = eine Angelegenheit besprechen
• to clarify something = etwas erläutern, klarstellen
• to move on to the next point = zum nächsten Tagesordnungspunkt übergehen

Hier findest du viele Begriffe und Möglichkeiten, wie man seine Meinung auf Englisch äußern kann: Zustimmen und Widersprechen auf Englisch.

Und so kannst du die Besprechung auf Englisch beenden:

• conclusion = Schlussfolgerung
• to draw a conclusion = eine Schlussfolgerung ziehen
• summary = Zusammenfassung
• to sum up = zusammenfassen
• to summarize = zusammenfassen
• to recap = wiederholen, rekapitulieren
• to add something to something = etwas zu etwas hinzufügen
• That’s all for today. = Das ist alles für heute.

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In diesem Abschnitt findest du weitere nützliche englische Phasen für dein nächstes Business Meeting auf Englisch.

• I would like to give an update on the project’s progress. = Ich möchte ein Update zum Fortschritt des Projekts geben. 
• Has everyone submitted their reports? = Hat jeder seine Berichte eingereicht?
• I suggest we start with ... = Ich schlage vor, wir fangen mit ... an.
• If nobody has anything else to add, let’s move on to… = Wenn niemand etwas hinzuzufügen hat, gehen wir über zu ...
• I think that covers it. Let's move on to our next topic. = Ich denke, das deckt es ab. Lassen Sie uns zum nächsten Thema übergehen.
• Can we continue this discussion later and go back to …? = Können wir diese Diskussion später fortsetzen und zu ... zurückkehren?
• We are getting off topic. = Wir schweifen vom Thema ab.
• I’m afraid we are running out of time. = Ich fürchte, uns läuft die Zeit davon.
• Excuse me for interrupting. = Entschuldigen Sie die Unterbrechung.
• From our departments perspective, it’s a little more complicated. = Aus Sicht unserer Abteilung ist es etwas komplizierter.
• Thank you all for your time. = Vielen Dank an alle für Ihre Zeit.
• Let me put this another way. = Lassen Sie mich das anders ausdrücken.
• Here’s what I had in mind: = Ich hatte das im Sinn: (Hier ist, was ich im Sinn hatte:)
• What I meant to say is that … = Was ich sagen wollte, ist ...
• Sorry I didn’t quite hear that, can you say it again? = Entschuldigung, ich habe das nicht ganz verstanden (akustisch). Könnten Sie das bitte noch einmal sagen?
• Could you please go into a little more detail for me? = Könnten Sie bitte etwas genauer darauf eingehen?
• Could you please tell me what you mean by …? = Könnten Sie mir bitte erklären, was Sie mit ... meinen?
• Could you be a little bit more precise, please? = Könnten Sie bitte etwas präziser sein?

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Wenn du ein Business Meeting auf Englisch halten musst, gibt es einige nützliche Tipps, um dafür zu sorgen, dass die Kommunikation effizient verläuft und du einen professionellen Eindruck hinterlässt. Schließlich ist eine normale Besprechung unter Umständen schon spannend, aber wenn du diese auf Englisch leiten musst, bist du wahrscheinlich noch nervöser. Eine gute Vorbereitung ist also "key".

Hier sind einige Tipps zur Vorbereitung:

• Definiere klar das Hauptthema des Meetings und die Ziele, die du erreichen möchtest. Dies hilft dir, deine Argumente oder eventuelle Diskussionen gezielt vorzubereiten.
• Organisiere deinen Vortrag in einer klaren Struktur. Dadurch wird deine Botschaft für andere, die sich mit dem Thema noch nicht so intensive beschäftigt haben, besser nachvollziehbar. Verwende Fachvokabular, das mit deinem Geschäftsfeld zusammenhängt. Vermeiden aber übermäßig technischen Jargon, der für deine Zuhörer möglicherweise nur schwer verständlich ist - je nachdem, wer deine Zuhörer sind.
• Spreche während des Business Meetings deutlich und langsam, damit die anderen Teilnehmer dich gut verstehen können - vor allem, wenn diese auch keine Muttersprachler sind. Vermeide auf jeden Fall zu schnelles Sprechen.
• Nutze während der englischen Besprechung viele visuellen Hilfsmittel wie Folien oder Diagramme, um deine Aussagen zu veranschaulichen und plane genügend Zeit für Fragen und Diskussionen ein.
• Zeige durch aktives Zuhören, dass du die Kommentare und Fragen der anderen schätzt. Wenn du Fragen stellst oder beantwortest, achte darauf, dich klar und genau auszudrücken und eher in kurzen Sätzen zu sprechen.
• Übe deinen Beitrag vorher mehrmals, um sicherzustellen, dass du die Vokabeln und Phrasen beherrschst und so eventuelle Unsicherheiten und ungewollte Pausen vermeidest. Glaube an deine Fähigkeiten und daran, dass du die Informationen gut vermitteln kannst.

Erfolgreiche Business Meetings auf Englisch zu halten und daran teilzunehmen ist kein Hexenwerk. Ein erfolgreiches Meeting beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Mache dir im Voraus Gedanken über die Ziele für das Treffen und überlege dir, welche Informationen du vermitteln möchtest.

Während des Meetings ist eine klare und verständliche Kommunikation entscheidend - ganz besonders, wenn das Meeting auf Englisch stattfindet und die anderen auch keine Muttersprachler sind. Sprich deutlich und in einem angemessenen Tempo, schlage vorher alle wichtigen Vokabeln und Phrasen nach, die du wahrscheinlich benötigen wirst und üben deinen Beitrag zur Besprechung.

Als Leiter des Meetings ist es wichtig, die Diskussion zu moderieren und auf Kurs zu halten. Nutze Ausdrücke wie "I suggest we start with..." (Ich schlage vor, wir beginnen mit...) oder "If nobody has anything else to add, let’s move on to..." (Wenn niemand etwas hinzuzufügen hat, gehen wir über zu...) zur gezielten Lenkung der Gespräche. Falls das Meeting vom Thema abweicht, kannst du höflich darauf hinweisen: "We are getting off topic" (Wir schweifen vom Thema ab).

Am Ende des Meetings ist es üblich, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen und sich bei den Teilnehmern zu bedanken. Nutze die oben genannten Ausdrücke wie zum Beispiel "I would like to thank everyone for coming today" (Ich möchte mich bei allen bedanken, die heute hier sind) und "Thank you all for your time" (Vielen Dank allen für Ihre Zeit), um deine Wertschätzung den anderen gegenüber auszudrücken.

Nun sollte deinen nächsten Business Meetings nichts mehr im Wege stehen. Gehe selbstbewusst in die nächsten Besprechungen, auch wenn sie auf Englisch stattfinden.