Termine vereinbaren auf Englisch und bestätigen

Heute mal wieder ein bisschen Business Englisch: Termine vereinbaren und bestätigen. Lerne nützliche englische Phrasen, Vokabeln und Redewendungen.

Musst du geschäftlich reisen oder Geschäftskunden bei dir empfangen?

An erster Stelle vor einer Geschäftsreise steht immer die Organisation - dazu gehört natürlich auch, den Termin zu vereinbaren. Meistens wird das am Telefon passieren, da man sich mit dem oder den Geschäftspartnern abstimmen muss und normalerweise alle Beteiligten einen eher vollen Terminkalender haben.

Aber wie drückt man typische Phrasen auf Englisch aus? Wie sagt man, dass man jemanden treffen möchte? Wie sagt man, dass man an einem bestimmten Datum schon Termine hat? Wie fragst du deinen Geschäftspartner, wann er verfügbar ist? Und wie drückt man aus, dass man den Termin noch bestätigen wird?

Wenn ein Termin vereinbart wurde - zum Beispiel telefonisch - möchtest du ihn vielleicht noch bestätigen, um sicher zu gehen, dass es nicht zu Missverständnissen kommt. Gerade, wenn mehrere Tage zur Debatte standen, kann es leicht passieren, dass man durcheinanderkommt. Wäre ja schon sehr ungeschickt, am falschen Tag aufzutauchen, oder? Auch hierfür gebe ich dir einige Ausdrücke an die Hand.

Fangen wir chronologisch an: So vereinbart man Termine auf Englisch. Ich gebe dir die wichtigsten Formulierungen, Aussagen und Fragen, damit du dich in solchen Situationen sicher und korrekt ausdrücken kannst.

Du lernst, wie man sagt, warum man anruft und wie man den anderen fragt, wann er / sie Zeit hat. Ich zeige dir auch, wie du verschiedene Terminvorschläge machst.

• I’m calling in relation to … (our conversation last month).
  Ich rufe an in Bezug auf / wegen ... (unseres Gesprächs letzten Monat).
• I would like to meet with you to discuss further details.
  Ich würde mich gerne mit Ihnen treffen, um weitere Details zu besprechen.
• Are you available next week?
  Sind Sie nächste Woche verfügbar?
• When are you free?
  Wann haben Sie Zeit?
• When would work for you the best?
  Wann würde es Ihnen am besten passen?
• How does Monday sound? How does the 25th sound?
  Wie klingt Montag? Wie klingt der 25.?
• How would you feel about Friday / about the 14th?
  Was halten Sie von Freitag / vom 14.?

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Schau dir diesen Beitrag an, wenn du häufig Business E-Mails schreiben musst. Hier findest du Vorlagen für Abwesenheitsnotizen auf Englisch.

• Let me check… I’m free Monday morning.
  Lassen Sie mich nachsehen... Ich könnte Montag Vormittag.
• I’m sorry, I’m busy all week.
  Es tut mir leid, ich bin die ganze Woche beschäftigt.
• I’m not available / free until …
  Bis ... bin ich nicht verfügbar.
• Unfortunately, I'm not available on the 9th. Would the 10th suit you instead?
  Leider bin ich am 9. nicht verfügbar. Würde Ihnen der 10. stattdessen passen?
• When is a convenient time (for you / for the meeting)?
  Wann ist eine gute Zeit (für Sie / für das Treffen)?
• Can you make it on one of those days?
  Schaffen Sie es an einem dieser Tage? (Im Sinne von: Passt Ihnen einer dieser Tage?)

Verschiedene Zeiten vorschlagen:

• in the morning - vormittags
• at noon - mittags
• in the afternoon - nachmittags
• after lunchtime - nach der Mittagspause
• before 3 pm - vor drei Uhr nachmittags
• late afternoon - am späten Nachmittag
• at the weekend - am Wochenende
• early next week - Anfang nächster Woche
• at the end of next week - Ende nächster Woche

Wenn dir das Datum passt, kannst du eine dieser Möglichkeiten sagen: Zustimmung ausdrücken zu einem der vorgeschlagenen Termine.

• Sounds good. Klingt gut.
• That works. Das geht.
• I look forward to meeting you. Ich freue mich darauf, Sie zu treffen.
• I’ll see you next week. Ich sehe / treffe Sie dann nächste Woche.
• I will send you an e-mail confirming date and time. Ich werde Ihnen eine E-Mail schicken, um Datum und Zeit zu bestätigen.
  to confirm = bestätigen
  confirmation = Bestätigung

Wenn dir der vorgeschlagene Termin nicht passt, kannst du so Änderungen vorschlagen:

• I'm afraid that won't work for me. Could we possibly move the meeting to [date and time]?
  Ich fürchte das passt bei mir nicht. Könnten wir das Treffen auf [Datum und Uhrzeit] verschieben?
• Unfortunately, I am [busy / not available / on a business trip / on holiday] on that day. What about Tuesday / the 15th instead?
  Leider bin ich an dem Tag [beschäftigt / nicht verfügbar / auf Geschäftsreise / im Urlaub]. Wie wäre es stattdessen am Dienstag / am 15.?

Nun hast du also erfolgreich auf Englisch einen Termin vereinbart. Entweder hast du den Termin telefonisch vereinbart und möchtest diesen Termin zusätzlich schriftlich bestätigen. Oder es wurden dir mehrere Termine vorgeschlagen und du möchtest nun auf Englisch bestätigen, welcher dir am besten passt.

Hier nun ein paar Ausdrücke für die schriftliche englische Bestätigung:

• As discussed on the phone, I would like to confirm our meeting on (date) at (time).
  Wie telefonisch besprochen, möchte ich unser Treffen am (Datum) um (Uhrzeit) bestätigen.
• Thank you for your invitation. I am happy to confirm our meeting on (date) at (time).
  Danke für Ihre Einladung. Ich bestätige gerne unser Treffen am (Datum) um (Uhrzeit) .
• Of the dates you suggested the (date) would suit me best.
  Von den Terminen, die Sie vorgeschlagen haben, würde mir der (Datum) am besten passen.

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Seine Meinung äußern: Zustimmen oder widersprechen.

Hier nun eine Vorlage für eine Terminbestätigung auf Englisch.

Dear [name],

I hope this message finds you well.

I am writing to confirm our upcoming business meeting scheduled for [date] at [time] in [location]. We are eager for the opportunity to meet with you and discuss the [purpose of the meeting].

Should there be any changes to the schedule or if you require additional information before our meeting, please feel free to contact us at [your contact information].

We look forward to our meeting and appreciate your time and attention.

Best regards,

Sehr geehrte/r [Name],

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Ich schreibe Ihnen, um unser bevorstehendes geschäftliches Treffen am [Datum] um [Uhrzeit] im [Ort] zu bestätigen. Wir freuen uns auf die Gelegenheit, uns mit Ihnen zu treffen und [Zweck des Treffens] zu besprechen.

Sollte es Änderungen im Zeitplan geben oder Sie vor unserem Treffen weitere Informationen benötigen, können Sie uns gerne unter [Ihre Kontaktdaten] kontaktieren.

Wir freuen uns auf das Treffen und schätzen Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen,

In diesem Abschnitt noch weitere Muster und Vorlagen für das Vereinbaren von Terminen, Vorschlagen von Änderungen und vieles mehr.

Einen Termin vereinbaren - Muster für eine englische Terminanfrage per E-Mail:

Dear [name],

I am writing to request a meeting with you to discuss [topic or purpose of the meeting].

When would you have time? I am in the office all week, and I would appreciate it if we could find a suitable time for our meeting. Please let me know your availability and suggest a date and time that works best for you.

Additionally, if there are specific topics you would like to cover during our meeting, please feel free to inform me in advance.

I look forward to the opportunity to meet with you and further discuss [topic].

Best regards,

Sehr geehrte/r [Name],

ich schreibe Ihnen, um um ein Treffen zu bitten, um [Thema oder Zweck des Treffens] zu besprechen.

Wann hätten Sie Zeit? Ich bin die ganze Woche im Büro und würde es schätzen, wenn wir einen passenden Termin für unser Treffen finden könnten. Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit und schlagen Sie einen Tag und eine Uhrzeit vor, die für Sie am besten passen.

Falls es spezielle Themen gibt, die Sie während unseres Treffens besprechen möchten, lassen Sie es mich bitte im Voraus wissen.

Ich freue mich auf die Gelegenheit, mich mit Ihnen zu treffen und [Thema] weiter zu besprechen.

Mit freundlichen Grüßen,

Im letzten Abschnitt sehen wir uns nun noch an, wie man bereits vereinbarte Termine auf Englisch absagen kann.

Es ist unangenehm, aber manchmal muss es sein: So kann man einen Termin auf Englisch wieder absagen - die wichtigsten englischen Vokabeln und Phrasen für Terminabsagen.

I am calling / writing to inform you that, unfortunately, I need to cancel our meeting on [date and time] regarding [topic or purpose of the meeting].
Ich rufe an / schreibe, um Sie zu informieren, dass ich leider unser Treffen am [Datum und Uhrzeit] bezüglich [Thema] absagen muss.

Hier noch ein paar höfliche Floskeln, sowie Formulierungen, wie man um ein Treffen an einem anderen Tag bitten kann:

• Due to unforeseen circumstances, I am unable to attend the meeting. I understand the importance of our discussion, and I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
  Aufgrund unvorhersehbarer Umstände ist es mir unmöglich, an dem Treffen teilzunehmen. Ich bin mir der Wichtigkeit unserer Diskussion bewusst und entschuldige mich aufrichtig für die Unannehmlichkeiten, die dadurch entstehen können.
• I am more than willing to reschedule our meeting at a time that is convenient for both of us. Please let me know your availability so that we can find an alternative date and time.
  Ich bin sehr gerne bereit, das Treffen auf einen anderen Termin zu verschieben, der für uns beide passt. Bitte lassen Sie mich wissen, wann Sie verfügbar sind, damit wir einen alternativen Zeitpunkt finden können.
• I apologize for any disruption this may cause to your schedule, and I appreciate your understanding in this matter.
  Ich entschuldige mich für Störungen in Ihrem Terminplan, die dadurch eventuell entstehen und weiß Ihr Verständnis in dieser Angelegenheit zu schätzen.

Das Vereinbaren und Bestätigen von Terminen im Englischen ist ein wesentlicher Bestandteil internationaler geschäftlicher Kommunikation und persönlicher Absprachen. Beginne mit einer höflichen Anfrage, um einen Termin auf Englisch zu vereinbaren. Gib in deiner Anfrage auf jeden Fall das Thema oder den Zweck des Treffens an.

Teile auch deine Verfügbarkeit mit oder biete verschiedene mögliche Optionen an, um die Flexibilität eines Treffens zu erhöhen. Gib klare Informationen in Terminbestätigungen, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort und bestätige den vereinbarten Termin rechtzeitig, um Ungewissheiten zu vermeiden.

Falls nötig, formuliere höfliche Absagen und schlage alternative Termine vor. Drücke Dankbarkeit für Kooperation und Flexibilität aus.

Das korrekte Vereinbaren von Terminen auf Englisch und eindeutige englische Terminbestätigungen tragen zu effizienter und respektvoller Kommunikation zwischen den Parteien bei und ermöglichen eine reibungslose Abwicklung von geschäftlichen oder persönlichen Absprachen. In diesem Beitrag hast du alle wichtigen englischen Phrasen und Vokabeln gelernt, um diese Absprachen in Zukunft auch auf Englisch treffen zu können.