Nicht schön, aber leider manchmal notwendig: In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie man eine Mahnung auf Englisch schreiben kann. Formulierungen, Vokabeln und Vorlagen für Zahlungserinnerungen auf Englisch - reminder.

Mit einer Mahnung - auch Zahlungserinnerung genannt - erinnert man den Kunden daran, dass es noch eine offene Rechnung gibt. Meistens haben Rechnungen ein Zahlungsziel. Das könnte zum Beispiel 10 Tage netto lauten. Das bedeutet, dass die Rechnung innerhalb von 10 Tagen ohne Abzug bezahlt werden muss. Ist das Geld in diesem Zeitraum nicht eingegangen, ist es an der Zeit, dem Kunden eine Mahnung zu senden, in der er dazu aufgefordert wird, die offene Rechnung zu begleichen.

Wer in einem international tätigen Unternehmen arbeitet, wird eine solche Zahlungserinnerung durchaus auch das ein oder andere Mal auf Englisch schreiben müssen. Im Folgenden sehen wir uns Vokabeln und Formulierungen an, die in Mahnungen auf Englisch üblicherweise verwendet werden.

Die folgenden Angaben und Informationen sollten auf jeder englischen Zahlungserinnerung stehen:

• Absenderinformationen:
  
  • Firmenname (company name)
  • Adresse (address)
  • Telefonnummer und E-Mail (phone number and email address)
  • ggf. Ansprechpartner (contact person)
• Empfängerinformationen (recipient information)
  
  • Name des Kunden/Firma (customer or company name)
  • Adresse des Kunden (customer address)
  • ggf. Kundennummer (customer number / ID)
• Betreffzeile (subject line), zum Beispiel: Payment Reminder for Invoice #(Rechnungsnummer)
• Rechnungsdetails (invoice details)
  
  • Rechnungsnummer (invoice number)
  • Rechnungsdatum (invoice date)
  • Fälligkeitsdatum (due date)
  • Betrag der Rechnung (invoice amount)
  • Offener Betrag (outstanding amount)
• Zahlungsinformationen (payment details)
  
  • Bankverbindung (bank details)
  • Name der Bank (bank name)
  • Kontonummer/IBAN (account number/IBAN)
  • BIC
  • Zahlungsreferenz (payment reference)
• Fristsetzung (Deadline): Ein klares Datum, bis wann die Zahlung erfolgen muss.
• Konsequenzen bei Nichtzahlung (consequences of non-payment): Hinweis auf mögliche Verzugszinsen oder Mahngebühren (late fees or interest).
• Höfliche Aufforderung zur Zahlung
• Kontaktmöglichkeiten (contact information): Ansprechpartner und Kontaktdaten im Falle von Rückfragen.

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Zunächst ein paar wichtige englische Vokabeln, die man kennen sollte, wenn man Mahnungen und Zahlungserinnerungen auf Englisch schreiben muss:

• account = Konto
• agreement = Vereinbarung
• amount = Betrag
• balance = Saldo
• bank account = Bankkonto
• charge = Gebühr
• credit = Gutschrift
• currency = Währung
• deadline = Frist
• debt = Schuld
• due date = Fälligkeitsdatum
• fee = Gebühr
• final notice = Letzte Mahnung
• interest = Zinsen
• interest rate = Zinssatz
• invoice = Rechnung
• invoice number = Rechnungsnummer
• late fee = Verzugsgebühr
• legal action = rechtliche Schritte
• legal proceedings = gerichtliche Schritte
• notice = Mitteilung
• outstanding amount = offener Betrag
• overdue = Überfällig
• payment = Zahlung
• payment reference = Zahlungsreferenz
• payment terms and conditions = Zahlungskonditionen
• penalty = Strafe
• reminder = Erinnerung
• settlement = Begleichung
• settlement date = Zahlungstermin
• terms = Bedingungen
• transaction = Transaktion
• transfer = Überweisung

Wenn die Zahlungsfrist erst ein paar Tage verstrichen ist und es sich um die erste Mahnung handelt, geht man in der Regel davon aus, dass der Kunde die Zahlung einfach vergessen oder übersehen hat. Daher ist in so einem Fall eine freundliche erste Zahlungserinnerung angebracht.

Wird diese jedoch ignoriert und es erfolgt von Seiten des Kunden weder eine Zahlung noch eine andere Art von Reaktion, ist es notwendig, die Bezahlung deutlicher anzumahnen.

Für beide Varianten im Folgenden nun Formulierungen und Vorlagen, die du in solchen Mahnschreiben auf Englisch verwenden kannst.

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• We would like to remind you that... = Wir möchten Sie daran erinnern, dass...
• This is a friendly reminder regarding... = Dies ist eine freundliche Erinnerung bezüglich...
• According to our records... = Laut unseren Aufzeichnungen...
• We wish to draw your attention to our invoice dated... = Wir möchten Sie auf unsere Rechnung vom ... aufmerksam machen.
• Our records show that we have not yet received payment of € ... for invoice #... = Unsere Aufzeichnungen zeigen, dass wir noch keine Zahlung von € ... für Rechnung Nummer #... erhalten haben.
• The invoice dated ... remains unpaid. = Die Rechnung vom ... bleibt unbezahlt.
• This is to inform you that our invoice for the amount of ... is still overdue. = Wir möchten Ihnen mitteilen, dass unsere Rechnung in Höhe von ... noch überfällig ist.

• The total amount due is... = Der Gesamtbetrag beläuft sich auf...
• Please find attached the invoice for your reference. = Die beigefügte Rechnung dient Ihrer Information.
• Our bank details are as follows: ... = Unsere Bankverbindung lautet wie folgt: ...
• Please quote the invoice number when making payment. = Bitte geben Sie die Rechnungsnummer bei der Zahlung an.
• We kindly ask you to settle the outstanding amount by (Datum). = Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag bis zum (Datum) zu begleichen.
• We would appreciate settlement of our invoice within the next few days. = Für das Begleichen unserer Rechnung innerhalb der nächsten Tage wären wir dankbar.
• Although we have requested payment several times, we have not yet heard from you. = Obwohl wir mehrmals um Zahlung gebeten haben, haben wir noch nichts von Ihnen gehört.

• Failure to do so (=settle) may result in additional charges. = Andernfalls können zusätzliche Kosten entstehen.
• If payment is not received within ... days, we will be forced to take further action. = Falls die Zahlung nicht innerhalb von ... Tagen erfolgt, sehen wir uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten.
• We regret to inform you that we have no alternative but to ... = Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir keine andere Wahl haben, als zu...
• This is the final reminder before we escalate this matter. = Dies ist die letzte Mahnung, bevor wir die Angelegenheit eskalieren.
• Legal action may be taken if payment is not made promptly. = Rechtliche Schritte können eingeleitet werden, wenn die Zahlung nicht umgehend erfolgt.
• ... we will have to place the matter into the hands of our solicitors. = ... werden wir die Angelegenheit an unsere Anwälte übergeben müssen.
• Should the outstanding amount have been paid in the meantime, please disregard this letter. = Sollte der offene Betrag in der Zwischenzeit beglichen worden sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

• We appreciate your prompt attention to this matter. = Wir schätzen Ihre umgehende Aufmerksamkeit (=i. S. v. Erledigung) in dieser Angelegenheit.
• Should you have any questions, please feel free to contact us. = Falls Sie Fragen haben, können Sie uns gerne kontaktieren.
• Thank you for your cooperation. = Vielen Dank für Ihre Kooperation.
• We look forward to resolving this issue quickly. = Wir freuen uns darauf, dieses Problem schnell zu lösen.

Wenn man eine Mahnung auf Englisch erhalten hat, kann es sein, dass man darauf antworten möchte oder antworten muss. Hier ein paar Vorlagen für Rückmeldungen zu englischen Zahlungserinnerungen:

• Thank you for your reminder regarding invoice #(Rechnungsnummer). We would like to inform you that the payment has already been made on (Datum). Please find attached confirmation of payment for your reference.
• Thank you for bringing this to our attention. We apologize for the delay and would like to assure you that the payment for invoice #(Rechnungsnummer) will be processed by (Datum).
• Thank you for your reminder regarding invoice #(Rechnungsnummer). Before proceeding with the payment, we kindly request clarification on... Could you please provide us with the necessary details?
• Thank you for your reminder regarding invoice #(Rechnungsnummer). Unfortunately, we are currently experiencing temporary financial difficulties and are unable to settle the full amount at the moment. We kindly ask you to arrange / grant / extend...

Beachte außerdem diese Punkte, wenn du ausstehende Rechnungen auf Englisch anmahnst:

• Schreibe höflich und sachlich: Der Ton sollte freundlich und sachlich bleiben, auch wenn die Zahlung verspätet ist.
  Beispiel: Statt "You failed to pay..." besser "It seems the payment for invoice #... is still outstanding."
• Das Schreiben an die Kundenbeziehung anpassen: Bei langfristigen, ansonsten zuverlässigen Geschäftspartnern freundlicher und evtl. entgegenkommend, bei Neukunden formeller auftreten.
• Verständliche Formulierungen: Vermeide zu komplizierte Sprache oder Fachbegriffe, besonders bei englischen Zahlungserinnerungen.
• Stelle sicher, dass der ausstehende Betrag in der Mahnung genau angegeben ist, inkl. Währung.
• Nachweise beilegen: Lege eine Kopie der ursprünglichen Rechnung bei, um Missverständnisse zu vermeiden. Falls nötig, füge eine Übersicht der bisherigen Zahlungen oder offenen Beträge hinzu.
• Zeitverschiebung und Feiertage beachten: Stelle sicher, dass das Fälligkeitsdatum realistisch ist. War bei dem Kunden vielleicht ein Feiertag?
• Währung und Überweisungsdetails: Gib die Währung ausdrücklich an und füge alle notwendigen Bankdaten hinzu.
• Bei mehreren Mahnschreiben: Beginne mit einer freundlichen Erinnerung und werde bei Bedarf formeller und deutlicher.
• Dokumentation: Speichere alle gesendeten Mahnungen und ggf. weitere Kommunikationen, falls rechtliche Schritte notwendig werden.

Eine Zahlungserinnerung auf Englisch zu schreiben, muss nicht kompliziert sein: Es kommt vor allem darauf an, höflich zu bleiben und gebräuchliche Formulierungen und Phrasen zu verwenden. Wenn man die richtigen Informationen übersichtlich darstellt und übliche Ausdrücke verwendet, lassen sich viele offene Rechnungen schnell und ohne Konflikte klären. Letztendlich geht es darum, eine gute Balance zu finden: freundlich bleiben, aber trotzdem bestimmt sein. Mit ein bisschen Übung und einer schrittweisen Herangehensweise wird das Schreiben von Zahlungserinnerungen auch auf Englisch schnell zur Routine.